10 порад від Дена Кеннеді з планування часу:
Техніка №1. Приручення телефону
Звільніться від тиранії телефону і електронної пошти. Рідше відповідайте на дзвінки. Передзвонюйте в зручний для вас час. Цю техніку потрібно добре засвоїти, адже саме телефон для більшості з нас є головним фактором відволікання від роботи. Ви віддаєте контроль над своїм часом стороннім людям і не встигаєте зробити заплановане.
Техніка №2. Мінімум ділових зустрічей
Будь-якими шляхами намагайтеся скоротити час, проведений на ділових зустрічах. Якби Ной скликав на нараду архітекторів, оформлювачів інтер’єру, пастухів, приборкувачів левів, штурманів, у нас були б плавники. На ділових зустрічах ніколи нічого не робиться, і я їх ненавиджу. Вам потрібна тактика, яка допомагає уникати такої витрати часу. Якщо ви проводите наради, добийтеся, щоб розмова була короткою і по справі.
Техніка №3. Абсолютна пунктуальність
Завжди приходьте на зустрічі вчасно. Власна пунктуальність дає право очікувати і вимагати від інших абсолютної поваги до вашого часу. Пунктуальна людина автоматично отримує перевагу перед своїми працівниками, партнерами, дилерами, клієнтами та ін. Пунктуальність – джерело особистого авторитету.
Техніка №4. Складання списків
Не існує системи планування часу, яка не базувалася б на складанні списків справ. Все пам’ятати НЕМОЖЛИВО. Якщо ви «вільна натура», вам, ймовірно, здається, що списки здавлюють вас, як менші на розмір труси. Та насправді списки звільняють: що більше дрібниць ви запишете, то менше вам доведеться тримати в голові. І тоді ваш мозок готовий працювати над дійсно важливою роботою.
Техніка №5. Все – на службу своїм цілям
Єдина справжня причина того, що багато людей не стають успішнішими – у тому, що в них нема для цього причин. Секрет особистої ефективності – в пошуку вагомих причин стати ефективним. Та що вважати ефективністю? Ось моє визначення: ефективність – це усвідомлене і довготермінове застосування вашого часу, таланту, розуму, ресурсів і можливостей у такий спосіб, що дає вимірюване наближення до ваших цілей. Частіше запитуйте себе – «Чи те, що роблю в цю хвилину допомагає мені наблизитися до своєї мети?» Що частіше ви відповідаєте «Так», то вища ефективність.
Техніка №6. Каталог подій
Візьміть 90 папок, кожна тридцятка – це місяць: поточний і два наступних. І розставляйте в них листи, матеріали відповідно до того дня, коли збираєтеся зустрічатися з цими клієнтами і займатися цими справами. Так, я знаю, що є багато комп’ютерних програм, які роблять те ж саме, і якщо ви хочете піти цим шляхом – Бог у поміч. Мені зручніше так. Та який би ви не обрали варіант, паперовий або цифровий, каталог подій – це виключно корисна техніка.
Техніка №7. Час-блоки
Якщо ви уявляєте собі всі справи, які точно повинні зробити, то можете заздалегідь поділити для них свій час. Якщо ви не зробите це завчасно, то скоріш за все, нічого не встигнете. Розкладіть перед собою календар і розподіліть якомога більше часу на обов’язкові справи – і у вас залишиться лише мала дещиця неорганізованих, порожніх днів і годин. Розподіляючи час для необхідних справ, ви не дасте інтересам інших людей знову і знову пересувати найважливіше з перших місць у списку на десяте.
Техніка №8. Мінімум позапланової діяльності
Скорочуючи порожній час і позапланову діяльність, ви автоматично зменшуєте невиправдані витрати. Все нерозписане на щось точно витратиться – і швидше за все це «щось» буде непотрібною дурницею. В ідеалі потрібно розписувати кожен свій день по півгодини, від початку до кінця. Будь-яка робота виконується швидше і ефективніше, якщо заздалегідь визначити, скільки займе її виконання, і призначити час завершення. До того ж, так мінімізується і незапланована діяльність.
Техніка №9. Користь від «обрізків»
Застрягли в заторі? Аудіозаписи допоможуть швидко перетворити стояння в семінар за участю знаменитих гуру, в спілкування з корисною книгою, в камеді-клаб або в Шекспірівський фестиваль. А ще можна вивчати іноземні мови, розвивати пам’ять або математичні здібності – і все це за допомогою записів, прослуханих за час, що зазвичай витрачається даремно. А стояння в чергах, в аеропортах? Купіть плеєр із навушниками, завжди майте при собі блокнот, ручку і тему для «мозкового штурму».
Техніка №10. Подалі від стада
З цією технікою все зрозуміло. Виїжджайте на роботу раніше або пізніше, ніж всі інші. Не купуйте в супермаркетах в п’ятницю ввечері. Не виїжджайте з готелю між 8 і 9 годинами ранку і не заселяйтеся між 6 і 8 годинами вечора, тому що саме в ці години виселяються і заселяються абсолютно всі. Організуйте своє життя так, щоб розходитися з основним потоком: ви збережете чимало часу і нервів.
Порадня отця Сергія Тихона Кульбаки
